Secrétaire médical(e) ADA/AMA CDD chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique F/H

Présentation:

Le service de Chirurgie Plastique, Reconstructrice et Esthétique est intégré au DMU Hémato-Cancérologie et Spécialités Médico-Chirurgicales sur le site de l'HEGP

Ilest spécialisé dans la prise en charge des séquelles liées au cancer du sein, en particulier grâce à une méthode chirurgicale de reconstruction mammaire sans prothèse par microchirurgie (DIEP) et dispose d'une autorisation de greffe exceptionnelle (visage et main), faisant de ce service une référence nationale et internationale.

L'activité du service est une activité de recours en chirurgie reconstructrice et concerne notamment la reconstruction de la face, la prise en charge des sarcomes, ainsi que la reconstruction chez les patients atteints de neurofibromes.

Le service propose également l'ensemble des interventions de chirurgie plastique, qu'elles soient reconstructrices ou esthétiques.

Le service d'hospitalisation de chirurgie plastique est situé au 6e étage, ascenseur B, et comporte 17 lits (chambres individuelles). Les consultations et les secrétariats se trouvent au 6e étage, ascenseur D.

Composition de l’équipe:

Médicale :1 chef de service PUPH, 1 chef de clinique, 1 assistant hospitalo universitaire, 4 docteurs juniors, 8 attachés, internes et externes.

Paramédicale : 1 cadre paramédical de DMU, 1 cadre supérieur de santé, 1 cadre de santé, ETP infirmiers, aides-soignants, 1 secrétaire médicale

Liaisons fonctionnelles:

• 1 cadre de santé
• 1 chef de service
  

Permanentes :

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des correspondants médicaux

• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance

• Prises de rendez-vous et/ou orientation

• Gestion des consultations des chirurgiens

• Planification opératoire et programmation informatique sur DxBloc des patients

• Utilisation des logiciels: DxCare, DxBloc

• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge chirurgicale (planification et programmation des consultations, hospitalisations)

• Scannage des documents

• Application des procédures concernant la prise en charge des mineurs
  Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, mise en forme, envoi des courriers)

• Frappe et mise en forme de documents

• Gestion des rendez-vous de consultation et d’hospitalisation (préadmission, convocation)

• Gestion du courrier postal, fax et mail

• Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient

• Gestion du staff hebdomadaire de chirurgie :

- Vérification des dossiers complets pour les blocs opératoires de lasemaine suivante (consultation d’anesthésie et dossiers à disposition)

- Dépôt des dossiers des patients en hospitalisation

• Gestion des dossiers: demandes de dossiers aux archives, descendre les dossiers en consultation d’anesthésie et les récupérer

Ponctuelles:

• Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité
  Accompagnement pédagogique (formation des stagiaires, accueil et intégration des nouvelles secrétaires)

• Répondre aux demandes des dossiers médicaux

• Toute activité relevant de sa qualification et demandé par le cadre

• Remplacement de la collègue en cas d’absence ou de congés (récupération des lignes téléphoniques et gestion des mails)

• Remplacement de l’agent d’accueil de la consultation plastie

Qualités requises :
• Sens du travail en équipe, solidarité
• Ecoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

Compétences :
• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

Diplômes :
Baccalauréat de préférence spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
Titre de secrétaire assistant médico-social
Expérience en milieu hospitalier et/ou dans le domaine médical

Outils :
• Vocabulaire médical (*2)
• Organisation Bureautique (*3)
• Organisation fonctionnement interne de l'établissement (*2)
• Droits des patients (*2)
• Technique d'accueil téléphonique (*2)
• Techniques de communication internet/intranet (*2)
• Droit hospitalier (*1)
* 1: Connaissances générales 2 : Connaissances détaillées 3 : Connaissances approfondies

GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS

Règlement intérieur de l'APHP

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.
Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

ORGANISATION DE TRAVAIL
• Travail en binôme. Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie
• Quotité de travail : 100 %